Elektronisches Siegel vs. Elektronische Signatur
Wo liegen die Unterschiede?
Ob Vertrag, Rechnung oder Behördenbescheid: Oft geht es nicht nur darum, ein Dokument zu versenden, sondern darum, dass Empfänger sofort erkennen können, von wem es stammt und ob es unverändert ist. Genau dafür gibt es digitale Signaturen und digitale Siegel – zwei Begriffe, die im Alltag schnell verwechselt werden, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede von elektronischen Siegeln und elektronischen Signaturen.
Vorteile vom elektronischen Siegel
Schnellere Prozesse
Dokumente können ohne manuelle Unterschrift direkt aus dem System heraus versendet werden.
Bessere Nachvollziehbarkeit
Das Siegel ist prüfbar und unterstützt Audits, weil Herkunft und Unverändertheit transparent nachweisbar sind.
Hohe Skalierbarkeit
Auch große Versandmengen lassen sich zuverlässig abwickeln, ohne dass der Personalaufwand mitwächst.
Konsistente Ausgabe
Jedes Dokument wird nach dem gleichen Standard gesiegelt – unabhängig von Person, Team oder Standort.
Unsere Lösungen für elektronische Siegel:
signing portal
In unserem signing portal kannst du direkt in der Cloud elektronisch siegeln. Du brauchst nur ein browserfähiges Endgerät und ein Softwaredownload ist nicht nötig.
signing APIs
Mit unseren Signing APIs bindest du elektronische Siegel direkt in deine Anwendungen und Prozesse ein. So kannst du Dokumente automatisiert siegeln – ideal für wiederkehrende Dokumenttypen und Massendokumente ist.
signing token
Trust Center Infrastruktur
Die Trust Center Infrastruktur eignet sich dann, wenn du besonders hohe Siegelvorlumen hast oder besondere Sicherheitsanforderungen bestehen, da die Siegelzertifikate direkt in deiner eigenen Serverumgebung gehostet werden.
Anwendungsfälle für das elektronische Siegel
Ein elektronisches Siegel eignet sich für Dokumente, die du als Organisation offiziell herausgibst. Es kennzeichnet eindeutig den Absender und lässt sich von Empfängern unkompliziert prüfen – egal ob intern, gegenüber Kunden und Partnern oder in Portalen und Behördenprozessen.
Offizielle Nachweise & Bescheinigungen
Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate
Bestätigungen (z. B. Mitgliedschaft, Status, Fristen, Eingang)
Prüf- und Ergebnisnachweise
Urkunden, Bescheide, Verfügungen (je nach Prozess)
Dokumente für Dritte: Banken, Versicherungen, Partner
Produkt-, Compliance- & Register-Unterlagen
Konformitäts- und Herstellererklärungen
Technische Datenblätter und Produktdokumentationen
Prüfberichte und Audit-Nachweise
Dokumente für Melde- und Registrierungsprozesse (z. B. Portale/Registries)
Freigaben und interne Compliance-Nachweise
Finanz- & Unternehmensdokumente
Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen
Bestellbestätigungen und Lieferscheine
AGB, Richtlinien, Informationsschreiben
Reportings, Konto- und Abrechnungsdokumente (als Herausgeber)
Portalprozesse & Massendokumente
Portal-Downloads: Bestätigungen, Bescheide, Nachweise
Serienbriefe und Massenausgaben (z. B. tausende PDFs)
Dokumente aus Fachverfahren (z. B. Verwaltung, HR, Service)
API-basierte Dokumentenerstellung mit direkter Siegelung
Stapelverarbeitung für wiederkehrende Dokumenttypen
So kannst du dein Siegel beantragen
Wenn du ein Siegel benötigst (z.B. für die EPREL-Datenbank), musst du es zuerst beantragen. Wir zeigen dir im Folgenden eine Übersicht über alle notwendigen Schritte. Eine genaue Schritt-für-Schritt Anleitung findest du in unserem Help Center.
Du benötigst ein Siegel für EPREL?
Dann bist du hier genau richtig!
Um Elektroprodukte in der EU zu vertreiben, musst du dich zuerst in der EPREL-Datenbank registrieren. Nach erfolgreicher Registrierung musst du dein Unternehmen mit Hilfe eines qualifzierten elektronischen Siegels (qSeal) verifizieren. Im Laufe dieses Prozesses wird eine PDF-Datei erzeugt, die heruntergeladen, gesiegelt (oder bei Einzelunternehmen signiert) und wieder hochgeladen werden muss.
Als qualifizierter Trust Service Provider sind wir dazu berechtigt, das dafür benötigte qSeal auszustellen. Die Siegel-Beantragung läuft genauso ab wie oben beschrieben. Sobald dein Siegel von uns ausgestellt wurde, versiehst du die EPREL-Erklärung damit und lädst das qualifiziert gesiegelte PDF anschließend wieder in EPREL hoch. Damit du dabei nichts übersiehst, haben wir in unserem Help Center eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die EPREL-Siegelung bereitgestellt. Zusätzlich findest du dort auch ein YouTube-Video, das dich einmal durch den gesamten Ablauf führt.
FAQ zum elektronischen Siegel
Was ist ein elektronisches Siegel?
Das elektronisches Siegel kannst du dir wie einen digitalen Unternehmensstempel vorstellen. Er ist das Pendent zum physischen Unternehmensstempel. Das elektronische Siegel bestätigt die Herkunft und Unverändertheit eines Dokuments. Es sagt also aus: Dieses Dokument stammt von dieser Organisation und wurde nicht manipuliert.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischem Siegel und elektronischer Signatur?
Eine Signatur gehört zu einer natürlichen Person. Ein Siegel gehört zu einer Organisation (z. B. GmbH, Behörde, Verein) und bestätigt Herkunft und Integrität eines Dokuments.
Was bedeutet qSeal (qualifiziertes elektronisches Siegel)?
Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist die höchste Siegelstufe nach eIDAS. Es basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und erfüllt besonders strenge Anforderungen.
Wofür nutzt man ein elektronisches Siegel in der Praxis?
Typische Anwendungsfälle sind Bescheide, Zertifikate, Rechnungen, Nachweise, Bescheinigungen, Datenblätter, Dokumente für Portale oder Registrierungen (z. B. EU-Meldeprozesse).
Ist ein elektronisches Siegel rechtlich anerkannt?
Ja. Elektronische Siegel sind in der EU durch eIDAS geregelt. Qualifizierte Siegel haben eine besonders hohe Beweiskraft, weil sie strenge Vorgaben erfüllen.